Рег. №: 1771424279-18.02.2026 | Министерство на електронното управление | Одобрено | Дата на подаване: 04.02.2026 |

Физическо лице |

Предоставяне на достъп до информация по следните въпроси:

1. „Дали Община Сандански разполага с внедрена електронна система за документооборот?;

2. Съществува ли нормативно или организационно изискване общинските администрации да поддържат електронен архив / електронна форма на съхранение на документи, произтичащо от действащото законодателство или от политики, координирани от Министерството на електронното управление?;

3. Попадат ли електронните деловодни системи (електронният документооборот) на общините в обхвата на електронен архив, в смисъла на нормативната уредба и практиката на електронното управление?;

4. Следва ли документите, регистрирани в електронните деловодни системи на общините, да се съхраняват в електронен вид (електронни копия или електронни записи), и при какви общи правила?“

Решение

---

Дата: 18.02.2026

1. Дали Община Сандански разполага с внедрена електронна система за документооборот.

Община Сандански е активен участник в Система за електронен обмен на съобщения (СЕОС) като притежава актуализиран сертификат за интеграция в СЕОС от 11.03.2023 г. и използва софтуерния продукт „АКСТЪР“. Участието на администрацията в СЕОС и използването на посочения софтуерен продукт предполагат наличието на електронни входящи и изходящи журнали за регистриране и проследяване на официалната кореспонденция (входящ и изходящ документооборот).

С писмо до министъра на електронното управление от 31.01.2026 г., кметът на община Сандански е отчел изпълнението на Решение №171/19.03.2025 г. на Министерския съвет относно въвеждане на изцяло електронен вътрешен оборот на документи при изпълнението на всички административни процедури в администрациите на органите на изпълнителната власт.

2. Съществува ли нормативно или организационно изискване общинските администрации да поддържат електронен архив / електронна форма на съхранение на документи, произтичащо от действащото законодателство или от политики, координирани от Министерството на електронното управление.

Съгласно чл. 14 и чл. 15 от Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции в учрежденския архив се приемат приключилите до 31 декември на текущата година технически оформени дела от деловодството и другите структурни звена – не по-късно от 30 юни на следващата календарна година, с електронно подписан предавателно-приемателен протокол по образец съгласно приложение №2 към Наредбата, както и аналогови аудио-визуални документи след извършени монтаж и технически контрол.

В институциите, които създават, съхраняват и използват електронни документи, се създава електронен архив, който е част от учрежденския архив. В него се приемат приключилите електронни дела от административната информационна система (АИС) след извършена проверка на техническото им състояние.

Изисквания относно съхранението на електронни документи се съдържат и в Закона за електронното управление (ЗЕУ) и подзаконовите актове по прилагането му. Съгласно Наредбата за обмена на документи в администрацията (НОДА) ръководителите на администрациите осигуряват разработването и внедряването на АИС в ръководените от тях администрации. АИС осигуряват поддържането и обработката на данните за оборота на електронни документи и документи на хартиен носител при предоставянето на административни услуги и изпълнението на административни процедури. Процедури са всички работни процеси в администрацията или между различните администрации, които включват вътрешен оборот на документи и които не представляват предоставяне на административни услуги, включително вътрешни електронни административни услуги.

АИС следва да поддържат и осигуряват съхранението на създадените и приетите електронни документи за срок не по-кратък от 20 години при условия, позволяващи възпроизвеждането им без загуба на данни.

3. Попадат ли електронните деловодни системи (електронният документооборот) на общините в обхвата на електронен архив, в смисъла на нормативната уредба и практиката на електронното управление?

Приложимата нормативна уредба урежда по общ начин задълженията на административните органи относно съхранението и управлението на електронни документи като не е предвиден специален режим за общинските администрации.

С оглед горното, изискванията относно електронния архив се отнасят и до електронните деловодни системи на общините.

4. Следва ли документите, регистрирани в електронните деловодни системи на общините, да се съхраняват в електронен вид (електронни копия или електронни записи), и при какви общи правила?

В административните информационни системи се съхраняват всички документи и данни за тяхното движение, с изключение на тези, които не подлежат на регистрация (напр. картички, периодични издания, брошури и др.).

По отношение на документите на хартиен носител се прилагат разпоредбите на чл. 30 от ЗЕУ и чл. 134 от НОДА, като същите се сканират чрез снемане на електронен образ от хартиения оригинал. Електронният образ се въвежда в АИС, пълното и точно съответствие със снемания документ се удостоверява с електронен подпис от служителя, извършил снемането. Посочените действия не отменят изискванията на специални нормативни актове, които предвиждат последващо съхранение на хартиения носител.

25